As reuniões têm uma má reputação por impedir que os funcionários trabalhem e terminem as tarefas. Por contexto, 92% dos funcionários acham que as reuniões são caras e improdutivas.
Nem todas as reuniões são um desperdício de seu tempo, no entanto. Você pode querer reservar tempo para qualquer um destes compromissos importantes:
- Uma reunião inicial com uma liderança calorosa
- Uma ligação rápida com um cliente em potencial que deseja alguns esclarecimentos sobre sua proposta
- Uma reunião de equipe multifuncional para o lançamento de um produto
- Uma sessão de brainstorming com sua agência criativa
Esses são exemplos de reuniões importantes que merecem um espaço na sua agenda. Graças a um punhado de ferramentas de agendamento de reuniões, é mais fácil encontrar um horário comum que funcione para todos os participantes da reunião.
Esta postagem do blog ajudará você a escolher o melhor agendador de reuniões para você e sua empresa.
O que é um agendador de reuniões?
Um agendador de reuniões é um aplicativo ou software que ajuda você a definir a hora e o local de uma reunião ou compromisso.
Você pode conectar seu calendário a uma ferramenta de agendamento de reuniões, permitindo que ele encontre automaticamente suas horas livres. Você também pode personalizar ainda mais as horas em que deseja agendar suas reuniões.
Os agendadores de reuniões têm métodos diferentes para agendar compromissos, dependendo do número de participantes e da natureza da reunião:
- Para encontros individuais, você pode criar intervalos de tempo para a outra parte escolher
- Para vários participantes, você pode realizar uma enquete e permitir que os participantes votem em um intervalo de tempo
Além de agendar reuniões perfeitamente, essas ferramentas também podem realizar outras tarefas, como:
- Sincronizando calendários
- Envio automático de lembretes de reuniões por e-mail
- Acompanhamento automático dos participantes após a reunião
- Conectando-se a outras ferramentas de negócios, como software de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) ou software de vendas
Este exemplo mostra um participante da reunião clicando em um link de um agendador de reunião. Depois que o participante seleciona uma data e hora para a reunião, o agendador da reunião solicita seus detalhes.
Por fim, o agendador de reuniões envia um convite de calendário para ambas as partes. Não há necessidade de os participantes da reunião enviarem e-mails um ao outro várias vezes para finalizar uma programação!
Os benefícios de usar um agendador de reuniões
Antes de verificarmos as diferentes ferramentas de agendamento de reuniões que você pode usar, vamos discutir os benefícios de ter uma para você e sua equipe:
- Você reduz a coordenação de ida e volta para finalizar uma agenda de reuniões
- Você pode usar agendadores de reuniões para gerar links para os botões de call-to-action (CTA) de suas campanhas
- Você facilita o processo de agendamento de consultas para seus leads e clientes
- Você pode medir as conversões da campanha
