Por que escolher um software de gestão? Em um mercado como o atual, extremamente competitivo e sujeito a mudanças bruscas, torna-se imprescindível considerar a empresa e gerenciá-la como um corpo homogêneo, integrando assim as diferentes aplicações presentes em um único Sistema de Informação.
Qual é o obstáculo que pode ser encontrado durante a realização deste objetivo? A principal dificuldade é constituída pela incompatibilidade entre os vários sistemas: produção, administração, gestão do ciclo ativo e passivo muitas vezes estão rigidamente separados uns dos outros e não se comunicam.
Um software de gestão, por outro lado, visa agregar as principais aplicações de negócios em um único “todo”.
Software de gestão, passado e presente
A história dos softwares de gestão começa bem longe: os primeiros softwares, precursores dos sistemas modernos conhecidos hoje, começaram a aparecer nas décadas de 1960 e 1970, com o desenvolvimento de soluções para planejamento e programação do fornecimento de matérias-primas de acordo com as necessidades de fabricação de produtos acabados, sistema de produção e estoques em armazém.
O software de gestão no sentido que estamos acostumados a entender hoje, ou seja, um sistema integrado composto por módulos de aplicação capazes de governar os processos de uma organização, se concretiza apenas na década de noventa.
Para além das funcionalidades clássicas de gestão dos processos relacionados com a produção, integram-se módulos horizontais de apoio aos processos de vendas não diretamente ligados à manufatura, que vão desde a contabilidade da empresa, passando pelas funções financeiras, passando pela gestão de recursos humanos, mas que incluem também atividades básicas ao nível da gestão: planejamento estratégico, planejamento e controle orçamentário, análise de custos, relatórios de atividades.
Nos dias de hoje existem até mesmo software condominio, usados por síndicos para administrar o local. Esses softwares contam com ferramentas que facilitam as tarefas do síndico, além de trazer cada vez mais inovações para facilitar a vida em conjunto dos moradores, um exemplo disso é a função de se realizar uma assembleia virtual.
Fatura Eletrônica
Com o advento da Internet e seu uso progressivo como ferramenta de negócios, os softwares de gestão caminham para uma nova evolução: não é mais possível gerenciar processos apenas dentro da organização, mas também em nível interempresas, envolvendo fornecedores, clientes e parceiros.
É aqui que o software de gestão é enriquecido com funcionalidades adicionais capazes de suportar esta nova série de relacionamentos: existem módulos de componentes de software CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), PLM (Product Lifecycle Management) e muito mais.
As vantagens do software de gestão
A história dos softwares de gestão, como vimos, é longa: nascidos como ferramentas utilizadas exclusivamente por poucas grandes empresas, hoje os softwares de gestão são considerados ferramentas vitais para todas as empresas, mesmo as menores.
A utilização cada vez mais massiva de software de gestão, ditada sobretudo por uma enorme difusão de ferramentas informáticas, deve-se também às inúmeras vantagens desta solução. Entre as principais vantagens do software de gestão, encontramos:
Velocidade, segurança, precisão
O software de gestão permite realizar de forma rápida e precisa qualquer tipo de operação, muitas vezes pulando etapas que, de outra forma, teriam que ser executadas “manualmente”. A capacidade de manter cada documento também garante um alto nível de segurança.
Redução de custos de tempo e mão de obra
O software de gestão permite que as operações sejam realizadas de forma rápida e simplificada, com economia de tempo que consequentemente leva a uma redução nos custos de mão de obra.
Análise, cruzamento de dados e relatórios
Além das operações usuais, o software de gestão permite realizar análises ainda mais profundas em pouco tempo; será assim possível ajustar a estratégia de negócio com base nos indicadores considerados relevantes para o negócio, com a consequente execução de relatórios periódicos para manter estes indicadores sob controle.
O que considerar na hora de escolher um software de gestão?
O processo de migração para um sistema de gestão integrado é como uma viagem: ao longo do caminho da implementação do projeto, é preciso saber aproveitar as oportunidades de enriquecimento, mas sobretudo evitar os perigos do insucesso. Aqui estão alguns elementos a serem considerados ao escolher e implementar um software de gerenciamento:
Funcionalidade
As necessidades das empresas atuais são evoluídas e complexas, por isso é necessário um software de gestão capaz de responder às necessidades de todos os setores de negócios: o software deve criar um ambiente ideal para a tomada de decisões e ser flexível o suficiente para se adaptar aos seus procedimentos, sem a obrigação modificá-los de acordo com o modo de operação.
Facilidade de uso
O software de gerenciamento, por mais poderoso que seja, é de pouca utilidade se os usuários não puderem entender seu uso. Por isso, o software deve se adaptar aos seus modos de operação e disponibilizar todas as informações aos recursos com a máxima simplicidade e rapidez.
Adaptação ao negócio da empresa
Deve ser o sistema informático que se adapta à empresa e não o contrário; além disso, o software de gestão deve ser capaz de reconhecer as diferenças entre os vários setores de negócios e levá-las em consideração.
Integração
O software de gestão deve se conectar aos sistemas e aplicativos específicos para gerenciar seus processos de negócios.
